| クーリングオフは、確実な証拠書類が残る 内容証明郵便 で |
内容証明郵便とは、ごく簡単に言えば、
郵便局の、郵便物の「内容の証明」のサービスです。
| 内容証明郵便に付与される証明文の例 |
| この郵便物は令和○年○月○日第12345号書留内容証明郵便物として差し出したことを証明します。 |
| 日本郵便株式会社 |
| 郵便認証司 |
| 令和○年○月○日 差出日消印 |
|
| ハガキや簡易書留、特定記録郵便では、内容の証明は受けられませんので、「通知書に書いた内容」は、証拠としては残りません。 |
| ハガキの表裏のコピーには、日付の消印や、証明文を入れることはできません。 |
内容証明郵便を用いれば、郵便局 (日本郵便株式会社) が、下記の項目を証明してくれます。
| 通知書に書かれている内容の証明 |
| 通知書を発送した日付けの証明 |
| 差出人と、宛て先の証明 |
| 通知書が相手に配達された日付の証明 |
内容証明郵便でクーリングオフ手続を行えば、業者側から下記のような反論を受けても、証拠により対抗できます。
| 業者側のありがちな反論 |
| 「郵便物など知りません」「見ていませんし、読まずに捨てたのかも」 |
| 「なにか書かれていたんですか？」 |
| 「本当にクーリングオフのことが書かれていたんですか？」 |
| 「ハガキのコピーといっても、消印も何もない、ただのコピーですよ？」 |
| その他、配達途中のトラブルなど |
| 宛先不明で、差出人に返送されてしまった場合 |
| 販売店が長期間不在で、結局受け取らず、差出人に返送された場合 |
| 販売店がクーリングオフの通知書の受け取りを拒否した場合 |
| 郵便物が配達途中で紛失してしまったり、読まずに捨てられた場合 |
クーリングオフの証拠書類を確保することは、とても重要なことです。特に下記のような場合は、内容証明郵便を利用したクーリングオフ手続を強くお勧めします。
| 担当者や相手業者が信用できない場合。 |
| クーリングオフを業者や担当者に任せたくない場合。 |
| 契約金額が高額なので、確実に手続したい場合。 |
| 既に現金で支払っている場合。 |
クーリングオフ期限が残り少なく、
通知書の発送日の証明が重要となる場合。 |
業者の住所が本物の住所が疑わしい場合、
あるいは、私書箱など、配達されない恐れのある場合 |
また、下記の場合も内容証明郵便による手続をお勧めします。
| 契約の際、強引な勧誘を受けた場合、不誠実な勧誘を受けた場合 |
| 業者の説得を断る自信が無い場合。相手業者に説得される不安のある場合 |
| 既に「クーリングオフはできない」などとクーリングオフ妨害を受けている場合 |
| 「話し合う必要がある」などと再度会う約束を求められている場合 |
| 「担当者がいない」「後日連絡します」 などと、時間稼ぎを受けている場合 |
クーリングオフしようと電話をしたところ、
「わかりました」と簡単に対応されてしまい、逆に不安を感じる場合 |
契約書を渡されていない場合や、契約書に不備がある場合など、
対応に警戒が必要な場合 |
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| クーリングオフは、証拠となる書類をら確保する手続です。 |
| クーリングオフの事実を、書面で立証できるように、 |
| 自ら証拠書類を用意する「自己防衛」の手続きです。 |
クーリングオフは、書面で行うことが原則です。
業者側が、クーリングオフ期間内に 「クーリングオフを受け付けました」 という確認書を渡してくれるケースは少ないため、契約者は自らクーリングオフの証拠書類を確保しなければなりません。
電話などで申し出ても、何の証拠も残りません。
内容証明郵便という明確な証拠書面により、「クーリングオフ期間内に、クーリングオフ意思表示を、書面で発信した」という事実について、争いの余地がなくなります。
クーリングオフ手続き後、業者側から何の連絡も来ない場合でも、「無事にクーリングオフは成立しているのか・・」という不安を払拭することができます。
| 内容証明郵便とハガキの違い |
| クーリングオフ通知書の記載内容の証明 |
| 内容証明 |
あり |
| ハガキ 書留 |
なし |
| ハガキ 簡易書留 |
なし |
| ハガキ 特定記録 |
なし |
| ハガキ 普通郵便 |
なし |
| メール便 |
なし （信書不可） |
| 電話 |
客観的な記録が残らない。
そもそも書面ではない。 |
| クーリングオフ通知書の発信日の証明 |
| 内容証明 |
あり |
証明文あり |
消印 |
| ハガキ 書留 |
あり |
なし |
消印 |
| ハガキ 簡易書留 |
あり |
なし |
消印 |
| ハガキ 特定記録 |
あり |
なし |
消印 |
| ハガキ 普通郵便 |
なし |
手元には残らない |
| メール便 |
信書を送ることはできない。 |
| 電話 |
客観的な記録が残らない。
そもそも書面ではない。 |
内容証明郵便は、証拠書類として信頼に足るものですが、証拠書類としての厳格さが求められるため、
| 文字数制限など、証明を受けるための決まりごとがある |
| 大きな郵便局（集配局など）でしか扱っていない |
などの不便な点もあります。
| 郵便局で内容の証明を受けるためには、文字数制限や、内容文書と謄本2通の作成など、様式面での制限があります。条件を充たさないと受け付けてもらえません。 |
例 ・1ページにつき、1行20文字×26行以内の制限
・同じ文書を3枚作成して持参
・被通知人・通知人の記載が、宛名・差出人と一致している必要がある
・普通の郵便局では扱っていない |
| つまり、単に郵便窓口で「内容証明で」と言えばよい訳ではありません。 |
| ちなみに、ハガキでは内容証明を利用できません。 |
| 内容の証明を受けるために、いくつかの必要要件を充たした書面を、差出人の側で作成し、集配局などの郵便窓口に持参して、郵便認証司の認証を受ける必要があります。 |
| よく寄せられる質問ですが、内容証明郵便は、どこかで配布している訳ではありません。差出人が自ら作成し、用意する必要があります。 |
| 郵便局では、内容証明郵便の用紙は配布していません。 |
| 経験のない方が内容証明郵便を作成するには、時間的な余裕が必要です。 |
| 普通の小さな郵便局では内容証明は扱っていません。特殊郵便物を扱う、集配局などの大きな郵便局で発送手続を行う必要があります。 |
| 慣れていないと、様式不備のために、窓口で訂正を求められることもあります。 |
| 経験が無い方にとっては、内容証明郵便を作成して発送する労力は、思いのほか負担となります。 |
証拠書類としての厳格さが求められるからこそ、内容証明郵便は、証拠書類として信頼されると言えます。
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販売店の住所が、架空の住所だった場合や、
転居先不明の場合でも |
内容証明郵便による手続であれば、相手業者の住所が
| 架空の住所だった場合でも |
| 転居前の古い住所で、転居先不明でも |
私書箱や秘書代行など、事務所の存在しない、
郵便受けだけの住所だった場合でも |
あるいは、
| 販売店がずっと不在で、差出人に返送された場合でも |
| 販売店が受取拒否して、差出人に返送された場合でも |
| 郵便事故などで、途中で郵便物が紛失しても |
販売店に配達できなかった場合でも、内容証明郵便であれば、手続き上の心配はありません。内容証明郵便であれば、たとえ配達できなかった場合でも、
| 宛て先と、差出人の証明 |
| 契約書に書かれた販売店の住所に宛てて、契約者がクーリングオフの通知書を発信した事実を証明することができます。 |
| 間違った住所を契約書に書いた責任は、販売店の側にあります。（不備書面交付） |
| 発送した日付の証明 |
| クーリングオフ期間内に、クーリングオフの通知書を発信（発送）した事実を証明することができます。 |
| クーリングオフは発信主義ですので、発送した時点で、クーリングオフの法律上の効果が生じます。つまり、販売店に届かなくても法的効力が生じます。 |
| 特定商取引法では、販売店に届かない場合を想定し、発信主義が採られています。 |
| 文書の記載内容の証明 |
| 内容証明郵便であれば、通知書にクーリングオフの意思表示が書かれていた事実を証明することができます。 |
契約書に書かれた住所に宛てて、クーリングオフの通知書を発信した事実を証明できますので、たとえ販売店に配達されなくても、クーリングオフの法的効力が生じます。
また、クーリングオフは発信主義であり、相手に届かなくても、相手が受け取らなくても、書面を発信した時点でクーリングオフの法的な効力が発生します。（ごく一部の例外を除きます）
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| 内容証明郵便の仕組みについて |
内容証明郵便とは、ごく簡単に言えば、
郵便局の、郵便物の「内容の証明」のサービスです。
内容証明郵便は、
を組み合わせた特殊取扱郵便物で、ハガキでは利用できません。また、集配局などの特殊郵便を扱う窓口でのみ受け付けており、普通の小さな郵便局では扱っていません。
内容証明郵便の差出しに際しては、郵便認証司による「内容の証明」を受けるために、同じ文書を3枚作成して郵便窓口に持参します。
文字数制限 （1ページあたり1行20文字×26行以内） などの様式の確認を受け、郵便認証司の認証を受けた後に、3枚それぞれに下記のような証明文が付与されます。
この郵便物は平成○年○月○日第12345号書留
内容証明郵便物として差し出したことを証明します。
日本郵便株式会社
郵便認証司
平成○年○月○日 差出日消印 |
| 証明文の付与を受け、消印と郵便認証司の印が押された３枚の文書は、 |
| 3枚のうち１枚は、郵便局が証拠として保管します。5年間保管されます。 |
| 3枚のうち１枚は、本人控えとして、差出人にその場で返却されます。 |
| そして、残る１枚が、相手業者に発送され、後日配達されます。 |
配達証明を付ければ、業者に配達された日付を証明する「配達証明書」が、
後日差出人に送られてきます。 |
内容の証明を受けた同一の文書を、差出人と相手業者が受け取り、郵便局にも同じ文書が保管されるため、文書に記載された内容、消印、証明を受けた日付、書留郵便物番号など、後から改竄する余地が無くなります。
つまり、クーリングオフ手続きを行ったという、何よりも確実な証拠書類となります。
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内容証明郵便による手続きの必要性について
参考資料 |
旧建設省 (現 国土交通省) の通達では、申し込みの撤回や契約の解除（クーリングオフ）に際しては、単に書面で手続をするだけでなく、
「この書面に証拠力を持たせるためには
配達証明付内容証明郵便が適当であるので
その旨周知させるよう務めること」 |
クーリングオフ書面に証明力を持たせるためにも、内容証明郵便で手続するのが適切な方法であり、購入者の保護のためにも、購入者に周知させるよう、通達しています。
| 昭和63.11.21 建設省 不動産業課長通達 |
第十 事務所等以外の場所においてした買受けの申込みの撤回等について
(法第三十七条の二関係)四 申込みの撤回等の方式
申込みをした者又は買主は撤回等の意思表示を書面をもつてしなければならないこととされているが、これは、後日の紛争を避け、撤回等の意思表示がなされたことを明確に証拠付けるためであること。したがつて、この書面に証拠力を持たせるためには配達証明付内容証明郵便が適当であるのでその旨周知させるよう務めること。また、この書面による意思表示については、購入者等の保護の観点から発信主義がとられていることに留意すること。 |
もちろん、「絶対に内容証明郵便でなければならない」という意味ではありませんが、確実な手続きを望む場合、やはり内容証明郵便による手続が最も適切な方法といえます。
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